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Wie lade ich Belege in DATEV Unternehmen online hoch?

Belege in DATEV Unternehmen online hochladen

Belege hochladen in DATEV Unternehmen online – so geht’s Schritt für Schritt.
Mit dieser Anleitung laden Sie Belege, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Quittungen schnell und sicher in
DATEV Unternehmen online (DUO) hoch – direkt im Browser oder per App, ganz ohne Zusatzprogramme wie Belegtransfer.
Ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital und revisionssicher organisieren möchten.

DATEV Unternehmen online – Belege hochladen Ansicht
Ansicht „Belege → Belege hochladen“.

Schritt-für-Schritt · Web (Drag & Drop)
  1. Anmeldung: https://duo.datev.de mit SmartCard oder SmartLogin.
  2. Belege → Belege hochladen öffnen.
  3. Dateien hochladen: PDF/JPG/PNG per Drag & Drop ins Fenster ziehen oder „Dateien auswählen“.
  4. Prüfen: Datum, Rechnungsnummer, Betrag, MwSt. müssen gut lesbar sein.
  5. Bereitstellen: Nach dem Upload stehen die Belege automatisch der Kanzlei zur Verfügung.

Upload per App (mobil)
  • DATEV Upload mobil installieren (iOS/Android) und mit SmartLogin koppeln.
  • Beleg fotografieren → Zweck/Kategorie wählen → hochladen.
  • Tipp: Fotografiere auf kontrastreichem Hintergrund, vermeide Schatten/Schrägen.

Ordnung & Geschwindigkeit (Best Practices)
  • Sammel-Uploads: Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
  • Ordner nutzen: „Eingangsrechnungen“, „Ausgangsrechnungen“, „Kasse“ – hält es übersichtlich.
  • OCR bevorzugen: PDFs mit Texterkennung verbessern Trefferquoten.
  • Laufend statt schubweise: Belege zeitnah hochladen, nicht erst zum Monatsende.

Monatsabschluss ohne Stress:
Prüfen Sie mit dem DUO Monats-Check (Ampel + Freigabe), ob Belege, Bank (und ggf. Kasse) vollständig sind.

0-Euro-Rechnungen (Null-Betrag) – was tun?

Faustregel: 0-€-Beleg immer hochladen und eine kurze Notiz ergänzen, warum der Betrag 0,00 € ist.
  • Immer hochladen: Auch 0-€-Rechnungen archivieren (Aufbewahrungspflicht).
  • Belegnotiz ergänzen: Kurz den Grund nennen (z. B. Probe/Gratislieferung, Gutschrift/Storno, Werbeleistung ohne Entgelt, interne Umlage).
  • Steuerkennzeichen wählen (nie leer lassen):
    • steuerfrei (§ 4 UStG) – wenn gesetzliche Befreiung vorliegt,
    • 0 % USt – steuerbar, aber Steuersatz 0 %,
    • nicht steuerbar – reiner Innenumsatz/Gratisprobe (ggf. unentgeltliche Wertabgabe prüfen).
  • Belege anhängen: Lieferschein, Export-/Versandnachweis oder interne Freigabe beifügen.
  • Gutschriften/Storno: Originalrechnung in der Notiz referenzieren („Bezug auf RE 123 vom 10.10.2025“).

Kopierbare Notizen:

  • „Probe/Gratislieferung – kein Entgelt vereinbart. Lieferschein Nr. … beigefügt.“
  • „Gutschrift zu RE … (Datum …) – Korrektur, Nettobetrag 0,00 €.“
  • „Werbeleistung ohne Entgelt – keine Berechnung, Nachweis angehängt.“
  • „Unentgeltliche Wertabgabe – steuerlich prüfen; Beleg / Freigabe anbei.“

Häufige Fragen (FAQ)
Upload geht nicht – was tun?

Browser wechseln (Chrome/Edge), Cache leeren, PDF „als Kopie speichern“. SmartLogin-Verbindung prüfen.

Kann ich Belege löschen?

Bereits bereitgestellte Belege lassen sich nicht „entfernen“, aber mit Vermerken korrigieren oder durch neue Versionen ersetzen.

Welche Formate sind erlaubt?

PDF, JPG, PNG. Empfohlen: PDF mit OCR.

Tipp:
Für eine saubere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung empfehlen wir unsere
Checkliste „Welche Belege braucht die Buchhaltung?“.
Für Amazon-Händler:
Wir haben eine automatisierte
Settlement-Report-Auswertung.