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SO ORGANISIERST DU DEINE BUCHHALTUNG DIGITAL

WIKI: SO ORGANISIERST DU DEINE BUCHHALTUNG DIGITAL

Von der Belegablage bis zum Steuerberater – digitale Buchhaltung spart Zeit, Nerven & Geld.

Kurzfazit: Warum digital?
  • Weniger Papierkram, alles revisionssicher gespeichert.
  • Zeit sparen durch Automatisierung (Bankimport, OCR, Schnittstellen).
  • Besserer Überblick: Liquidität, offene Rechnungen, Steuerlast.
  • Ortsunabhängig arbeiten – Kanzlei und Unternehmer sehen dasselbe.

Digitale Buchhaltung ist nicht nur „Scan statt Ordner“ – sondern ein kompletter Workflow.

Die Grundbausteine der digitalen Buchhaltung
  • Belegerfassung: Scannen oder App-Foto → automatisches Auslesen.
  • Bankkonten/PayPal: direkte Schnittstelle → automatische Zuordnung.
  • Rechnungsausgang: Rechnungssoftware mit USt-Check & Schnittstelle.
  • Cloud-Ablage: GoBD-konform, revisionssicher, mit Zugriffsrechten.
  • Schnittstelle Steuerberater: DATEV- oder API-Export.

Tools & Software – was du brauchst

Belegmanagement

  • Apps wie GetMyInvoices, sevDesk, lexoffice.
  • Automatische Belegerkennung (OCR).
  • Digitale Freigabe-Workflows für Team.

Bank & Kasse

  • Bankkonten anbinden (API/Schnittstelle).
  • Automatische Verbuchung von Zahlungseingängen.
  • Kassenführung digital – GoBD-konform.

Rechnungswesen

  • Rechnungstools mit Steuerlogik (USt, RC, OSS).
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisieren.
  • Schnittstellen zu Steuerberater & Reporting.

Praxis-Checkliste für deine digitale Buchhaltung

Tipp: Einmal sauber aufsetzen, danach läuft die Buchhaltung (fast) automatisch.

Typische Fehler vermeiden
  • Scans als PDF-Sammlungen → nicht durchsuchbar, nicht GoBD-sicher.
  • Doppelte Ablage: in Cloud + Ordner → Chaos & Versionsprobleme.
  • Keine Zugriffsrechte → Mitarbeiter haben „alles oder nichts“.
  • Steuerberater nicht eingebunden → unnötiger Mehraufwand.

FAQ: häufige Fragen zur digitalen Buchhaltung
Ist ein Papierarchiv trotzdem nötig?

Nein – wenn die Ablage GoBD-konform ist, reicht die digitale Form. Original-Papier muss nicht zusätzlich aufbewahrt werden.

Kann ich mit Excel arbeiten?

Excel allein ist nicht GoBD-konform (änderbar, kein Prüfprotokoll). Nutze zertifizierte Software.

Welche Schnittstelle ist Standard?

In Deutschland: DATEV. Viele Tools bieten aber auch API-Exporte an.