, ,

Wie lade ich Belege in DATEV Unternehmen online hoch?

Belege in DATEV Unternehmen online hochladen

Belege hochladen in DATEV Unternehmen online – so geht’s Schritt für Schritt.
Mit dieser Anleitung laden Sie Belege, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Quittungen schnell und sicher in
DATEV Unternehmen online (DUO) hoch – direkt im Browser oder per App, ganz ohne Zusatzprogramme wie Belegtransfer.
Ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital und revisionssicher organisieren möchten. Wer viele Belege gesammelt vom PC hochladen möchte, kann alternativ auch den DATEV Belegtransfer nutzen.

Belege in DATEV Unternehmen online hochladen bedeutet, Rechnungen,
Quittungen oder andere Buchhaltungsbelege digital in DATEV Unternehmen online (DUO)
hochzuladen. Die Belege stehen anschließend der Steuerkanzlei zur Verfügung und können
automatisch in der Finanzbuchhaltung verarbeitet werden.
Mehr DATEV Unternehmen Online Tipps:
Weitere Praxis-Tipps zu Lerndatei, Bankregeln, EÜR und digitaler Buchhaltung finden Sie hier:

DATEV Unternehmen Online Tipps
.

DATEV Unternehmen online – Belege hochladen Ansicht
Ansicht „Belege → Belege hochladen“.

Schritt-für-Schritt · Web (Drag & Drop)
  1. Anmeldung: https://duo.datev.de mit SmartCard oder SmartLogin.
  2. Belege → Belege hochladen öffnen.
  3. Dateien hochladen: PDF/JPG/PNG per Drag & Drop ins Fenster ziehen oder „Dateien auswählen“.
  4. Prüfen: Datum, Rechnungsnummer, Betrag, MwSt. müssen gut lesbar sein.
  5. Bereitstellen: Nach dem Upload stehen die Belege automatisch der Kanzlei zur Verfügung.

Upload per App (mobil)
  • DATEV Upload mobil installieren (iOS/Android) und mit SmartLogin koppeln.
  • Beleg fotografieren → Zweck/Kategorie wählen → hochladen.
  • Tipp: Fotografiere auf kontrastreichem Hintergrund, vermeide Schatten/Schrägen.

Upload mit DATEV Belegtransfer (Alternative am PC)

Wenn Sie viele gescannte Belege vom PC aus übertragen möchten, kann auch der
DATEV Belegtransfer sinnvoll sein. Das ist eine Alternative zum Upload direkt in
DATEV Unternehmen online.

  • Geeignet für viele Dateien: besonders praktisch bei gescannten Monatsordnern oder Sammeluploads.
  • Upload vom Desktop: Dateien werden am PC ausgewählt und an DATEV übertragen.
  • Typischer Einsatz: wenn Belege bereits lokal gescannt oder in Ordnern abgelegt sind.
  • Wichtig: Für einzelne Belege oder spontanes Hochladen ist DATEV Unternehmen online im Browser oft einfacher.
Praxis-Tipp:
DATEV Unternehmen online eignet sich meist besser für laufendes, direktes Arbeiten im Browser oder per App.
DATEV Belegtransfer ist oft praktisch, wenn viele bereits gescannte Belege gesammelt vom Rechner hochgeladen werden sollen.

Ordnung & Geschwindigkeit (Best Practices)
  • Sammel-Uploads: Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
  • Ordner nutzen: „Eingangsrechnungen“, „Ausgangsrechnungen“, „Kasse“ – hält es übersichtlich.
  • OCR bevorzugen: PDFs mit Texterkennung verbessern Trefferquoten.
  • Laufend statt schubweise: Belege zeitnah hochladen, nicht erst zum Monatsende.

Monatsabschluss ohne Stress:
Prüfen Sie mit dem DUO Monats-Check (Ampel + Freigabe), ob Belege, Bank (und ggf. Kasse) vollständig sind.

0-Euro-Rechnungen (Null-Betrag) – was tun?

Faustregel: 0-€-Beleg immer hochladen und eine kurze Notiz ergänzen, warum der Betrag 0,00 € ist.
  • Immer hochladen: Auch 0-€-Rechnungen archivieren (Aufbewahrungspflicht).
  • Belegnotiz ergänzen: Kurz den Grund nennen (z. B. Probe/Gratislieferung, Gutschrift/Storno, Werbeleistung ohne Entgelt, interne Umlage).
  • Steuerkennzeichen wählen (nie leer lassen):
    • steuerfrei (§ 4 UStG) – wenn gesetzliche Befreiung vorliegt,
    • 0 % USt – steuerbar, aber Steuersatz 0 %,
    • nicht steuerbar – reiner Innenumsatz/Gratisprobe (ggf. unentgeltliche Wertabgabe prüfen).
  • Belege anhängen: Lieferschein, Export-/Versandnachweis oder interne Freigabe beifügen.
  • Gutschriften/Storno: Originalrechnung in der Notiz referenzieren („Bezug auf RE 123 vom 10.10.2025“).

Kopierbare Notizen:

  • „Probe/Gratislieferung – kein Entgelt vereinbart. Lieferschein Nr. … beigefügt.“
  • „Gutschrift zu RE … (Datum …) – Korrektur, Nettobetrag 0,00 €.“
  • „Werbeleistung ohne Entgelt – keine Berechnung, Nachweis angehängt.“
  • „Unentgeltliche Wertabgabe – steuerlich prüfen; Beleg / Freigabe anbei.“

Häufige Fragen (FAQ)
Upload geht nicht – was tun?

Browser wechseln (Chrome/Edge), Cache leeren, PDF „als Kopie speichern“. SmartLogin-Verbindung prüfen.

Kann ich Belege löschen?

Bereits bereitgestellte Belege lassen sich nicht „entfernen“, aber mit Vermerken korrigieren oder durch neue Versionen ersetzen.

Welche Formate sind erlaubt?

PDF, JPG, PNG. Empfohlen: PDF mit OCR.

Tipp:
Für eine saubere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung empfehlen wir unsere
Checkliste „Welche Belege braucht die Buchhaltung?“.
Für Amazon-Händler:
Wir haben eine automatisierte
Settlement-Report-Auswertung.