Wie reiche ich Reisekosten richtig ein?

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt und korrekt in der Buchhaltung erfasst werden,
ist eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation notwendig.
Neben den Belegen sind immer auch Zweck, Datum, Reisedauer und Reisedaten anzugeben.

Was gehört in die Reisekostenabrechnung?

Reisezweck (z. B. Kundentermin, Messebesuch, Schulung)
Reisedatum und Dauer (von/bis, Uhrzeiten bei Verpflegungspauschalen)
Gefahrene Strecke (Start- und Zielort, km bei Pkw-Fahrten)
Belege für alle Aufwendungen:
- Hotelrechnungen
- Flugtickets / Bahnfahrkarten
- Taxi- und ÖPNV-Belege
- Park- und Mautquittungen
- Bewirtungsbelege mit Anlass, Teilnehmern, Ort und Datum
Verpflegungsmehraufwand nach den gültigen Pauschalen (ohne Beleg, aber mit Zeitangaben)

So reichst du die Reisekosten ein

Alle Belege sammeln (digital oder Papier).
Belege mit Zweck, Datum und Strecke ergänzen.
Scans/Fotos in DATEV Unternehmen online hochladen, falls du DUO nutzt.
Falls notwendig: kurze Aufstellung oder Tabelle beifügen (z. B. für mehrere Fahrten).

Tipp:
Führe unterwegs eine kleine Liste, zum Beispiel in einer App oder Notiz.
So stellst du sicher, dass keine Fahrt und kein Beleg verloren geht.

Checkliste Reisekosten

☐ Reisezweck angegeben
☐ Reisedatum und Uhrzeiten eingetragen
☐ Start- und Zielort notiert
☐ Kilometer bei Pkw-Fahrten angegeben
☐ Hotel-, Bahn-, Flug-, Taxi- oder Parkbelege beigefügt
☐ Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern ergänzt
☐ Verpflegungspauschalen anhand der Abwesenheitszeiten geprüft
☐ Erstattungen durch Dritte oder Arbeitgeber angegeben
☐ Belege in DATEV Unternehmen online hochgeladen oder gesammelt übermittelt