Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Aufbewahrungsfristen für Unterlagen
Unternehmer sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für bestimmte Zeiträume
aufzubewahren. Diese Fristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der
Abgabenordnung (AO) geregelt. Verstöße können bei einer Betriebsprüfung
teuer werden.
1. 10 Jahre
- Buchungsbelege (Kassenbelege, Kontoauszüge, Eingangs-/Ausgangsrechnungen)
- Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Inventare)
- Steuerbescheide, Steuererklärungen & Prüfungsberichte
2. 6 Jahre
- Geschäftsbriefe (Handels- und Geschäftsbriefe, E-Mails mit steuerlicher Relevanz)
- Verträge, soweit sie für die Besteuerung relevant sind
- Unterlagen zur Personalverwaltung, soweit keine längere Frist greift
3. Besonderheiten & Tipps
- Fristbeginn: immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
- Beispiel: Rechnung vom 15.06.2024 → Aufbewahrung bis 31.12.2034.
- Bei laufenden Verfahren (z. B. Steuerprüfung) verlängern sich die Fristen automatisch.
- Digitale Archivierung im DUO-System empfohlen → erfüllt die GoBD-Anforderungen und ist revisionssicher.
Aufbewahrungsfristen – schnelle Orientierung
- 10 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, E-Mails, Verträge
- Tipp: Digital archivieren (z. B. DUO) → GoBD-konform & jederzeit verfügbar
Hinweis: Diese Übersicht ersetzt keine individuelle Beratung.
Im Zweifel lieber länger aufbewahren, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.