Welche Daten brauchen Sie bei einer Neueinstellung?

Unterlagen für die Lohnbuchhaltung

Für eine reibungslose Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen wir von jedem neuen Mitarbeiter bestimmte Unterlagen.
Eine vollständige Erfassung ist wichtig, um Sozialversicherung, Lohnsteuer und gesetzliche Vorgaben korrekt zu erfüllen.

1. Grundunterlagen

• Arbeitsvertrag mit allen wesentlichen Vereinbarungen.
• Eintrittsdatum (erster Arbeitstag).
• Bankverbindung für die Gehaltsüberweisung.

2. Steuer- & Sozialversicherung

• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID).
• Sozialversicherungsnummer (Rentenversicherungsausweis).
• Krankenkasse (Mitgliedsbescheinigung).
• ggf. ELStAM-Angaben (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuer).

3. Besondere Unterlagen (falls zutreffend)

• Schwerbehindertenausweis (für Steuerermäßigungen und Zusatzurlaub).
• Bescheinigungen zu Minijob/Midijob oder Hauptbeschäftigung.
• Nachweise für vermögenswirksame Leistungen (VL-Verträge).

4. Tipps für die Praxis

• Alle Unterlagen am besten vor Arbeitsbeginn einreichen.
• Fehlende Angaben können zu falschen Abzügen oder Rückfragen der Krankenkassen führen.
• Unterlagen digital erfassen und in einer Mitarbeiterakte speichern.
• Bei Änderungen (z. B. Krankenkassenwechsel, Steuerklassenwechsel) zeitnah melden.

Lohnbuchhaltung – schnelle Orientierung

• Grunddaten: Arbeitsvertrag, Eintrittsdatum, Bankverbindung
• Steuer & SV: Steuer-ID, SV-Nummer, Krankenkasse
• Besonderheiten: Schwerbehindertenausweis, VL-Verträge