Was ist bei Anzahlungsrechnungen zu beachten?
Anzahlungsrechnungen richtig stellen
Bei Anzahlungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen ist der Zahlungseingang entscheidend: Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung eingeht – auch wenn die Lieferung oder Leistung erst später erfolgt.
Wichtige Punkte
- Anzahlungsrechnung: Als solche kennzeichnen und die vereinbarte Lieferung oder Leistung konkret beschreiben. Die gesetzlichen Pflichtangaben beachten und bei regulär steuerpflichtigen Umsätzen die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
- Bei Zahlungseingang: Die Umsatzsteuer auf den tatsächlich erhaltenen Betrag in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für diesen Zeitraum erfassen. Die Zahlung an das Finanzamt erfolgt zur gesetzlichen Fälligkeit.
- Schlussrechnung: Die gesamte Leistung abrechnen und bereits erhaltene Anzahlungen mit den zugehörigen Umsatzsteuerbeträgen nachvollziehbar abziehen.
- Doppelte Besteuerung vermeiden: Bereits auf Anzahlungen erfasste Umsatzsteuer wird angerechnet; offen bleibt die Umsatzsteuer auf den verbleibenden Betrag.
Beispiel: 30 % Anzahlung
Ein Unternehmer vereinbart eine Leistung über 10.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Vor Ausführung der Leistung erhält er eine Anzahlung von 30 %. Es gilt die reguläre Besteuerung; die Steuerschuld geht nicht auf den Leistungsempfänger über.
| Position | Netto | USt | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamtleistung | 10.000 € | 1.900 € | 11.900 € |
| Abzüglich erhaltener Anzahlung | −3.000 € | −570 € | −3.570 € |
| Verbleibender Betrag | 7.000 € | 1.330 € | 8.330 € |
Die 570 € Umsatzsteuer aus der Anzahlung werden bereits im Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs erfasst.
Ausnahmen beachten: Bei Kleinunternehmern, steuerfreien Umsätzen oder einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG, etwa bei bestimmten Bauleistungen) gelten andere Regeln für den Umsatzsteuerausweis.
Rechtsgrundlagen: § 13 UStG und § 14 Abs. 5 UStG.