DATEV Belegtransfer – Anleitung (mit Screenshots)

Mandanten-Wiki · Praxisanleitung

DATEV Belegtransfer – Belege sicher nach DATEV Unternehmen online hochladen

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie DATEV Belegtransfer installieren, einrichten und Belege
korrekt an DATEV Unternehmen online übergeben – inklusive Screenshot-Beispielen und typischen Fehlern.

Wann nutzen?

Wenn Belege als PDF (oder Scan-Dateien) auf dem PC liegen.
Wenn Sie mehrere Belege gebündelt übertragen möchten.
Wenn Sie nicht jeden Beleg einzeln in DUO hochladen wollen.

Ideal für Scanner-Arbeitsplätze
Wichtig: richtigen Mandanten wählen

Was wir am Ende erwarten

Belege sind in DATEV Unternehmen online sichtbar.
Zeitraum/Ordnerstruktur passt (keine Sammel-Mails).
Bei Fragen nutzen Sie die Hinweise unten („Fehlerhilfe“).

Tipp: Speichern Sie diese Seite als Favorit – dann haben Sie die Schritte jederzeit griffbereit.

Kurzüberblick (1 Minute)

Belegtransfer öffnen
Mandant/Bestand auswählen
Dateien auswählen (PDF)
Übertragen → in DUO prüfen

PDF bevorzugt
JJJJ-MM Ordner empfohlen

Vorbereitung (empfohlen)

Belege idealerweise als PDF (keine WhatsApp-Screenshots).
Falls möglich: pro Beleg eine Datei.
Dateiname z.B.: 2026-02_Lieferant_Betrag.pdf

Vermeiden: Sammel-PDF mit 80 Seiten

Schritt-für-Schritt (mit Screenshots)

DATEV Belegtransfer starten

Öffnen Sie DATEV Belegtransfer über das Startmenü oder das Desktop-Symbol.

Start

Anmelden (falls erforderlich)

Melden Sie sich ggf. mit SmartLogin / mIDentity an. Falls Sie bereits angemeldet sind, können Sie direkt weitergehen.

einmalig

Anmeldung in DATEV Belegtransfer – Screenshot — **Screenshot 2:** Anmeldung (SmartLogin/mIDentity). Datei: belegtransfer-02-login.png

Richtigen Mandanten / Bestand auswählen

Wählen Sie den korrekten Mandanten und den passenden Bestand (Unternehmen online).
Das ist der häufigste Fehlerpunkt.

kritisch

Mandant/Bestand auswählen – Screenshot — **Screenshot 3:** Mandant/Bestand auswählen. Datei: belegtransfer-03-mandant.png

Tipp: Einmal richtig einstellen, danach meist gespeichert

Belege auswählen (Dateien hinzufügen)

Klicken Sie auf Dateien hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Belege aus (empfohlen: PDF).

Upload

Dateien hinzufügen – Screenshot — **Screenshot 4:** Dateien hinzufügen. Datei: belegtransfer-04-dateien.png

Empfehlung: pro Beleg 1 PDF
Vermeiden: 1 Sammel-PDF mit vielen Belegen

Übertragen / Senden

Starten Sie die Übertragung. Je nach Menge dauert es einige Sekunden bis Minuten.

Kontrolle in DATEV Unternehmen online

Prüfen Sie in DATEV Unternehmen online, ob die Belege angekommen sind (Dokumente/Belege).

Check

Prüfen in DATEV Unternehmen online – Screenshot — **Screenshot 6:** Kontrolle in DUO. Datei: duo-06-check.png

Typische Fehler – und wie Sie sie lösen

❌ „Belege sind nicht in DUO sichtbar“

Mandant/Bestand prüfen (Schritt 3).
Warten Sie 1–2 Minuten und aktualisieren Sie DUO.
Wenn weiterhin nichts sichtbar: erneut senden oder Kanzlei informieren.

Häufig: falscher Bestand

❌ „Anmeldung funktioniert nicht“

SmartLogin/mIDentity Verbindung prüfen.
Programm schließen und erneut starten.
Bei wiederholtem Fehler: IT/DATEV Zugang prüfen lassen.

Tipp: mIDentity einmal neu einstecken

FAQ

Kann ich auch Excel/Word übertragen?

In der Regel empfehlen wir PDF-Belege. Excel/Word ist nur sinnvoll, wenn es sich um Listen/Übersichten handelt. Für Lohn-Unterlagen nutzen Sie bitte den vorgesehenen Upload-Weg im Mandantenportal.

Muss ich Belege am Monatsende gesammelt schicken?

Nein. Bitte Belege möglichst laufend bereitstellen. Das sorgt für einen schnelleren Monatsabschluss und weniger Rückfragen.

Welche Dateinamen sind sinnvoll?

Einfach und eindeutig: 2026-02_Lieferant_Betrag.pdf. So lassen sich Belege später schneller zuordnen.