Die E-Rechnung ist da.
Jetzt Prozesse
sauber aufsetzen.
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Viele Betriebe merken erst jetzt, was das praktisch bedeutet: neue Prozesse, neue Formate, neue Anforderungen an Buchhaltung, Archivierung und Software. Genau hier setzen wir an — klar, digital und ohne unnötigen Fachnebel.
So läuft E-Rechnung in der Praxis
Nicht als isolierte Pflicht sehen — sondern als Teil eines digitalen Gesamtprozesses.
Rechnung digital empfangen
Über E-Mail, Plattform oder angebundene Software — idealerweise zentral und sauber organisiert.
Format erkennen und prüfen
XRechnung und ZUGFeRD enthalten strukturierte Daten. Genau diese sind künftig entscheidend.
Freigeben und verarbeiten
Digitale Prüfung, Buchhaltungsvorbereitung, Übergabe an DATEV und klare interne Zuständigkeiten.
GoBD-konform archivieren
Im ursprünglichen Format, revisionssicher und nachvollziehbar dokumentiert.
Ab 2027 wird es ernst:
Die erste Übergangsfrist endet.
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Dann müssen Sie für ab dem 1. Januar 2027 ausgeführte, betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Eine einfache PDF per E-Mail genügt dann nicht mehr.
Bei einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis Ende 2027. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch für diese Unternehmen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
Nutzen Sie 2026, um Ihre Rechnungssoftware zu prüfen und die Abläufe zu testen.
Jetzt Vorbereitung prüfenStand: 16. Oktober 2026 · Quelle: Bundesfinanzministerium. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine besondere Übergangsregelung bis Ende 2027.
Neue Klarstellungen für die Praxis
Die allgemeinen Umstellungsfristen bleiben bestehen. Das neue Schreiben konkretisiert insbesondere Rechnungsinhalte, Prüfmeldungen und Korrekturen.
- Validator-Meldungen richtig einordnenEin Geschäftsregelfehler ist steuerlich von einem Formatfehler zu unterscheiden. Er führt nur dann zu einem Inhaltsfehler, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft. Eine technische Fehlermeldung bedeutet deshalb nicht automatisch den Verlust des Vorsteuerabzugs; die Pflichtangaben müssen richtig und vollständig sein. (Rn. 22–23)
- Leistung in der XML nachvollziehbar beschreibenLeistungsart, Umfang, Inhalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen im strukturierten Teil so erkennbar sein, dass die Leistung und ihre steuerliche Behandlung überprüft werden können. Ergänzende Details dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen. (Rn. 10–12)
- Anzahlungen und SchlussrechnungenVor Beginn der jeweiligen Ausstellungspflicht erteilte Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen müssen nicht allein wegen späterer Leistung oder Zahlung als E-Rechnung übermittelt werden. Für die Darstellung vereinnahmter Teilentgelte in elektronischen Schlussrechnungen gelten Erleichterungen bis 30. Juni 2030. (Rn. 2–4)
- Auch Berichtigungen elektronisch vornehmenBesteht eine E-Rechnungspflicht, muss grundsätzlich auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Ursprungsrechnung und Korrekturen müssen zusammen die endgültigen Rechnungsangaben eindeutig erkennen lassen. (Rn. 20–21)
Zusätzliche Vorgaben: Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen wird es auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn sie den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, aber noch nicht den zusätzlichen Vorgaben dieses Schreibens. Diese Erleichterung verschiebt die allgemeinen Ausstellungspflichten nicht.
Original: BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (PDF) · Stand der Einordnung: 16.10.2026
Was ist die E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach irgendeine digital versendete Rechnung. Entscheidend ist, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und automatisiert verarbeitet werden kann.
Keine bloße PDF
Eine normale PDF-Datei sieht zwar digital aus, enthält aber meist keine strukturierten Rechnungsdaten. Genau deshalb reicht sie künftig regelmäßig nicht mehr als E-Rechnung aus.
Strukturierte Daten
Der eigentliche Kern liegt in maschinenlesbaren Datensätzen. Damit können Rechnungen automatisiert eingelesen, validiert und weiterverarbeitet werden.
Mehr als nur Versand
Die E-Rechnung verändert nicht nur den Rechnungsausgang, sondern auch Eingangsprozesse, Freigaben, Archivierung und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
Die Umstellung erfolgt stufenweise. Wer die Übergangsregeln kennt, kann Prozesse rechtzeitig anpassen und bleibt auf der sicheren Seite.
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung ist zusätzlich sicherzustellen.
Für bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze sind weiterhin Papierrechnungen möglich. Einfache PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Für betroffene inländische B2B-Umsätze wird die Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr über 800.000 Euro lag.
Für betroffene inländische B2B-Umsätze gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch bei einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt des Umsatzes. Details beim Bundesfinanzministerium.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate spielen in der Praxis eine große Rolle. Wichtig ist nicht nur, was Ihre Software versenden kann — sondern auch, was Ihr Unternehmen empfangen und korrekt verarbeiten kann.
XRechnung
- ✓XML-basiert und vollständig maschinenlesbar
- ✓Besonders relevant im B2G-Bereich
- ✓Automatisierte Weiterverarbeitung möglich
- !Für Menschen ohne Visualisierung oft schwer lesbar
ZUGFeRD
- ✓PDF-Darstellung plus eingebettete XML-Daten
- ✓Für Menschen und Software zugleich nutzbar
- ✓Ab Version 2.0.1; Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen
- !Bei Abweichungen zwischen PDF und XML sind die XML-Daten maßgeblich
E-Rechnung selbst prüfen
Erst die strukturierten Daten ansehen, dann technisch validieren und den Inhalt prüfen. Diese Werkzeuge unterstützen Sie dabei.
ELSTER-E-Rechnungsviewer
Der kostenlose Service der Steuerverwaltung macht Rechnungsdaten lesbar. Öffnen Sie die Originaldatei und vergleichen Sie Empfänger, Leistung, Datum und Beträge mit Ihren Unterlagen. Die Anzeige ist keine vollständige technische oder steuerliche Freigabe.
Bei ELSTER ansehen ↗DATEV E-Rechnungspostfach
Für dort eingehende E-Rechnungen bietet DATEV technische Validierung und Visualisierung. Geeignet für einen laufenden Rechnungseingang mit Weitergabe an DATEV Unternehmen online. Registrierung und Aktivierung sind erforderlich. Eine reine Anzeige in einem Viewer ersetzt keinen Validierungsbericht.
DATEV-Lösung ansehen ↗E-Rechnung-Validator
Original-XML oder ZUGFeRD-PDF auswählen, technisch prüfen lassen und Prüfbericht herunterladen. Laut Anbieter kostenlos und ohne Registrierung, bis 10 MB und bis zu zehn Prüfungen täglich. Der unabhängige Dienst verwendet KoSIT und Mustang; er ist kein Behördenangebot.
Die Datei wird an einen externen Server übertragen. Laut Anbieter: Verarbeitung im Arbeitsspeicher in Österreich, anschließende Löschung. Angaben des Anbieters, nicht unabhängig überprüft. Bitte Datenschutzbedingungen vor dem Upload beachten.
Externen Validator öffnen ↗Für technisch erfahrene Anwender: Was kann Mustangproject?
So gehen Sie bei einer erhaltenen Rechnung vor
- Original sichern: Empfangene XML beziehungsweise ZUGFeRD-PDF unverändert aufbewahren. Eine Druckansicht ersetzt die strukturierten Originaldaten nicht.
- Passend prüfen: XML visualisieren und mit einem aktuellen Validator für das tatsächliche Format und Profil prüfen. Falls verfügbar, Prüfbericht mit Datum und Prüfversion zur Rechnung ablegen.
- Inhalt abgleichen: Richtiger Rechnungsempfänger, tatsächliche Leistung, betrieblicher Bezug, Leistungszeitpunkt, Preise und Umsatzsteuer. Bei ZUGFeRD sind bei Abweichungen grundsätzlich die XML-Daten maßgeblich.
- Meldungen klären: Fehlermeldung lesen, nötigenfalls mit Aussteller oder Kanzlei klären und eine berichtigte Rechnung anfordern. Ein Geschäftsregelfehler ist nicht automatisch ein steuerlich schädlicher Formatfehler.
Wichtig: Ein positives technisches Prüfergebnis bestätigt weder die tatsächlich erbrachte Leistung noch den richtigen Steuersatz oder Ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Eine rote Meldung bedeutet umgekehrt nicht automatisch den Verlust des Vorsteuerabzugs. Bei steuerlichen Zweifeln sprechen Sie uns an.
Vertrauliche Rechnungsdaten: Prüfen Sie vor der Nutzung externer Dienste deren Datenschutzbedingungen und Datenverarbeitung. Für eine Prüfung ohne Übertragung der Rechnung an einen externen Prüfdienst kommt ein lokal betriebener Validator infrage.
Frage zur Rechnungsprüfung stellenExterne Angebote · Funktionsumfang laut Anbieter · Links geprüft am 16.10.2026. Unser eigener Rechnungsassistent erstellt XML-Entwürfe und ist kein vollständiger Validator.
E-Rechnungsdaten vorbereiten
Unser kostenloser Rechnungsassistent unterstützt Sie bei der Eingabe einfacher Rechnungsdaten und erstellt einen XML-Entwurf sowie eine Druckansicht. Er enthält keinen vollständigen EN-16931-Validator und bestätigt nicht die Normkonformität eingehender Rechnungen.
Rechnungsdaten erfassen · XML-Entwurf erstellen · Druckansicht
Lassen Sie XML-Entwürfe vor dem Versand mit einem aktuellen, zum Rechnungsformat passenden Validator prüfen. Die technische Validierung ersetzt keine sachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Die E-Rechnung ist kein Einmal-Thema, sondern ein Prozess-Thema. Wer nur an den Rechnungsausgang denkt, greift zu kurz.
Rechnungseingang
E-Rechnungen müssen an einem klaren Eingangskanal ankommen. Idealerweise zentral, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.
Prüfung & Freigabe
Wer prüft Rechnungen? Wer gibt frei? Welche Beträge brauchen ein Vier-Augen-Prinzip? Gute Prozesse sparen Rückfragen und Zeit.
Archivierung
Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt im ursprünglichen Format erhalten bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht. Für Buchführungsprozesse sind zusätzlich die GoBD zu beachten.
Ein sinnvoller digitaler Ablauf
Gerade mit DATEV Unternehmen online lässt sich der gesamte Weg sauber aufbauen — vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung.
Empfang
Empfang per E-Mail oder DATEV E-Rechnungspostfach.
Erkennung
Format und Inhalte werden geprüft und visualisiert.
Freigabe
Sachlich prüfen; bei Bedarf mit DATEV Belegfreigabe online freigeben.
Buchhaltung
Daten werden sauber an die Finanzbuchführung übergeben.
Archivierung
Originaldatei in DATEV Belege online aufbewahren.
E-Rechnungen mit DATEV verarbeiten
Wir stimmen Rechnungseingang, Rechnungsausgang und die Übergabe an die Kanzlei auf Ihre vorhandene Software ab.
Postfach verbinden
Das DATEV E-Rechnungspostfach kann mit DATEV Unternehmen online verbunden werden. Eingehende Rechnungen werden automatisch in Belege online bereitgestellt. Gemeinsam richten wir den Eingang und bei Bedarf die digitale Belegfreigabe ein.
Rechnungsausgang testen
Prüfen Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob Ihre Rechnungsschreibung passende E-Rechnungen erzeugt. Je nach Bedarf kommen DATEV E-Rechnungsschreibung, DATEV Auftragswesen next oder eine angebundene Drittanbieterlösung infrage. Testen Sie Erstellung, Versand und Übergabe an die Buchhaltung.
Abläufe dokumentieren
Legen Sie Zuständigkeiten und Vertretungen fest, schulen Sie Mitarbeitende und beschreiben Sie die Abläufe in Ihrer Verfahrensdokumentation. Dazu gehören auch der Umgang mit fehlerhaften Rechnungen und die Aufbewahrung der Originaldateien.
Die DATEV-Lösungen sind eine Möglichkeit zur Umsetzung. Für den gesetzlichen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; die ordnungsgemäße Aufbewahrung ist zusätzlich sicherzustellen. Mehr zur DATEV E-Rechnungsplattform.
Checkliste für 2027 und 2028
Wenn Sie hier mehrfach zögern, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Ihre Prozesse einmal sauber durchzugehen.
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Können Sie E-Rechnungen empfangen? Technisch, organisatorisch und mit einer klaren Zuständigkeit im Unternehmen.
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Gibt es eine zentrale Rechnungsadresse? Ein sauberer Eingangskanal vermeidet Chaos, Verluste und Doppelbearbeitung.
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Ist Ihre Software vorbereitet? Rechnungsschreibung und DATEV-Anbindung prüfen; Erstellung, Versand und Empfang mit Testrechnungen erproben.
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Sind Freigaben und Abläufe klar definiert? Wer prüft, wer zahlt, wer dokumentiert — das muss im Alltag funktionieren.
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Erfolgt die Archivierung GoBD-konform? Originaldateien einschließlich XML aufbewahren; Fristen, Zugriffsrechte und Datensicherung festlegen.
- ✓Sind Ihre Mitarbeitenden geschult?XML-Daten lesen, Rechnungen prüfen und Fehler an die zuständige Person weitergeben.
- ✓Ist die Verfahrensdokumentation aktuell?Eingang, Freigabe, Buchhaltung, Aufbewahrung und Vertretungen nachvollziehbar beschreiben.
- ✓Ab wann müssen Sie E-Rechnungen ausstellen?Vorjahresumsatz, betroffene B2B-Umsätze und gesetzliche Ausnahmen prüfen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Pflicht, Fristen und Umsetzung.
Was gilt für Bauleistungen und Leistungsverzeichnisse?
Welche Erleichterung gilt für Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen?
Wie können Anzahlungen in der elektronischen Schlussrechnung abgesetzt werden?
Droht allein wegen einer PDF statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung ein Bußgeld?
Muss jede E-Rechnung technisch validiert werden?
Wer übernimmt welche Rechnungsprüfung?
Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Wer ist von der E-Rechnung betroffen?
Muss ich sofort nur noch E-Rechnungen versenden?
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung in diesem Zusammenhang?
Kann DATEV Unternehmen online bei der Umsetzung helfen?
Brauche ich zwingend eine Plattform oder DATEV?
Müssen Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen ausstellen?
E-Rechnung muss nicht kompliziert sein.
Sie brauchen keinen Buzzword-Zirkus. Sie brauchen einen sauberen Prozess, passende Software, klare Verantwortlichkeiten und jemanden, der das Thema verständlich macht. Genau dafür sind wir da.