Verfahrensdokumentation – ein notwendiges “Muss”

Grundsätzliches

Die Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist für Unternehmer eine wichtige Pflicht, die jeder für sich “auf dem Plan” haben sollte. Dies gilt insbesondere auch für Onlinehändler, damit sie alle Pflichten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) einhalten – schließlich stehen die digitalen Buchführungspflichten gerade für sie an oberster Stelle.

Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD erfordert eine Verfahrensdokumentation

Gerade beim Blick in die sog. “Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (kurz: GoBD)” fällt auf, dass es nicht genügt,  seine Belege korrekt nach den Vorgaben der GoBD geordnet, vollständig und richtig abzulegen. Denn: Ein ganz wichtiges Kriterium der GoBD ist auch die Nachvollziehbarkeit: Alles, was gemacht wurde, muss auch dokumentiert werden. Das nennt sich dann Verfahrensdokumentation. Und da es gerade beim Onlinehändler oftmals um automatisierte Prozesse geht, sind diese davon natürlich besonders betroffen.

Zum Verständnis mal ein Beispiel

Unternehmer Jan van Achtern aus den Niederlanden bestellt über Amazon bei Unternehmer Redlich aus Deutschland einen Tisch. Redlich lagert den Tisch in einem deutschen Lager. Der Tisch wird durch Amazon aus dem deutschen Lager entnommen und über einen Spediteur in die Niederlande zu Jan geliefert.

In diesem Fall liegt eine für Redlich steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Er muss jedoch belegen, dass der Tisch in die Niederlande befördert wurde. Hierzu muss er verschiedene Belege speichern und bereithalten, wie das track-and-trace-Protokoll, Lieferscheine und die Rechnung. Er lädt dafür zum Beispiel das track-and-trace-Protokoll des Lieferdienstes herunter und speichert es ab.

Doch das Beschaffen der Belege selbst und die Regelung von deren Aufbewahrung reichen für eine nachvollziehbare Buchführung im Sinne der GoBD nicht aus. Vielmehr muss Redlich den gesamten organisatorischen und technischen Prozess rund um die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung festhalten. Das bedeutet: Die Verfahrensdokumentation enthält Informationen rund um die Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion sämtlicher Belege.

Diese Fragen müssen Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation beantworten

Ist also erst einmal festgelegt, welche Belege wann wie oft wo heruntergeladen, abgespeichert, gescannt oder importiert werden müssen, muss im nächsten Schritt alles feinsäuberlich dokumentiert werden. Dazu gehört eine allgemeine Beschreibung der Prozesse genauso wie die Festlegung, wer welchen Schritt durchführt, die Dokumentation der verwendeten technischen Systeme wie auch eine Betriebsdokumentation.

Das sind die wichtigsten Fragen, die Sie als Onlinehändler in Ihrer Verfahrensdokumentation klären müssen:

1. Wie werden die eingehenden Dokumente und Belege erfasst?
   Unterscheiden Sie hier zwischen Papierbelegen und digitalen Belegen. Benennen Sie auch die Hilfsmittel, die für die Erfassung eingesetzt werden (z.B. Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten, Smartphone).
2. Welche IT-Systeme werden eingesetzt?
3. Wie erfolgt die weitere Verarbeitung?
   Hier sollten Sie insbesondere diese Arbeitsschritte beschreiben: Indizierung bzw. Vergabe von Ordnungsnummern, Ausdruck, Abspeichern, eventuell ersetzendes Scannen und Ähnliches.
4. Wie bewahren Sie die Belege auf?
   Auch hier müssen Sie nach Papierbelegen und digitalen Belegen differenzieren: Wie ist die Papierablage organisiert, wo werden die digitalen Belege abgespeichert (Dokumentenmanagementsystem oder Cloud)? Darüber hinaus sollten Sie das Ordnungssystem beschreiben und den Ort der Aufbewahrung nennen.
5. Wie schützen Sie sich vor Verfälschungen und Datenverlust? Machen Sie hier Angaben zur Datensicherung (wann, wie oft, von wem, auf welchem Medium) bzw. wo Sie die Papierbelege aufbewahren (Archivraum, abgeschlossener Schrank o. Ä.).
6. Wer hat Zugriffsberechtigungen und wie werden diese protokolliert?
7. Wie wird innerhalb des Unternehmens sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten werden?
8. Gibt es Änderungen am System oder an diesem Verfahren?
9. Sind alle Änderungen in einer Änderungshistorie festgehalten und haben die jeweils neuen Versionen eine Versionsnummer erhalten?
10. Welche internen Kontrollen gibt es, um sicherzustellen, dass das Verfahren eingehalten wird?