Ermers Steuerberatung · Arbeitgeberwissen

Arbeitnehmer anmelden
Checkliste & Ablauf

Welche Angaben brauchen Sie, welche Meldungen sind erforderlich und welche Fristen gelten? So bereiten Sie eine Neueinstellung vor.

Stand: 12. Oktober 2026 · Für Beschäftigungen in Deutschland, vor allem im gewerblichen Bereich. Für Minijobs im Privathaushalt gilt das gesonderte Haushaltsscheckverfahren.

StammdatenMeldungenFristen

01 · Angaben für die Anmeldung

Vom Arbeitnehmer

Name, Geburtsdatum und Anschrift; bei Bedarf Geburtsname, Geburtsort und Staatsangehörigkeit für das Meldeverfahren.
Steuer-ID und Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Versicherungsnummer der Rentenversicherung, soweit bekannt. Fehlt sie vor der regulären Anmeldung, ist eine elektronische Abfrage erforderlich; für Sofortmeldungen gelten besondere Regeln.
Krankenkasse bzw. Versicherungsstatus. Eine Mitgliedsbescheinigung auf Papier ist im regulären elektronischen Verfahren grundsätzlich nicht nötig.
Weitere Beschäftigungen, Vorbeschäftigungen und gegebenenfalls Studium, Ausbildung oder Rentenbezug zur Statusprüfung.
IBAN für die Lohnzahlung; Kontaktdaten nur soweit für die Beschäftigung benötigt.

Aus Vertrag und Betrieb

Beschäftigungsbeginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Wochenstunden und gegebenenfalls Befristung.
Vergütung: Stundenlohn oder Gehalt, Zuschläge, Sonderzahlungen und Sachbezüge.
Beschäftigungsart und SV-Status: zum Beispiel Voll-/Teilzeit, geringfügige oder kurzfristige Beschäftigung, Werkstudent oder Auszubildender.
Tätigkeitsschlüssel sowie zutreffende Personen- und Beitragsgruppenschlüssel für die Meldungen.
Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs; bei erstmaliger Einstellung rechtzeitig beantragen. Unternehmensnummer und UV-Stammdaten bereithalten.
Pflegeversicherung: Elterneigenschaft und Kinderzahl über das vorgesehene digitale Verfahren bzw. erforderliche ergänzende Nachweise klären.

Praxistipp: Verwenden Sie ein Personalstammblatt. Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal und Kinderfreibeträge werden bei individueller Besteuerung grundsätzlich über ELStAM abgerufen. Sie ersetzen nicht die gesonderten Angaben zur Pflegeversicherung.

Quellen: § 28a SGB IV, ELSTER: ELStAM, TK: Mitgliedsbestätigung, BA: Betriebsnummer.

02 · Pflichtschritte im Ablauf

Beschäftigung beurteilen und Vertrag vorbereiten. Versicherungsstatus, weitere Jobs, Vergütung und Nachweispflichten klären. Bei befristeten Verträgen besondere Formvorschriften beachten.
Sofortmeldepflicht vor Arbeitsaufnahme prüfen. Falls erforderlich, die Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln – praktisch am besten vorher. Sie ersetzt keine reguläre Anmeldung.
ELStAM anmelden und abrufen. Bei individueller Lohnbesteuerung Steuer-ID, Geburtsdatum, Referenzdatum und Haupt-/Nebenarbeitsverhältnis verwenden. Bei pauschal besteuertem Arbeitslohn ist dafür kein ELStAM-Abruf erforderlich.
Reguläre SV-Anmeldung übermitteln. An die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle; bei geringfügiger oder kurzfristiger Beschäftigung grundsätzlich an die Minijob-Zentrale statt zusätzlich an die Krankenkasse. Sonderfälle separat prüfen.
Lohnabrechnung einrichten. Stammdaten, Versicherungs- und Steuermerkmale, Entgeltbestandteile und Bankverbindung vollständig hinterlegen; Beitragsnachweise, Zahlungen und laufende Meldungen organisieren.
U1/U2 prüfen. U1 betrifft grundsätzlich Arbeitgeber mit regelmäßig höchstens 30 Arbeitnehmern nach den gesetzlichen Zählregeln; U2 grundsätzlich alle Arbeitgeber, vorbehaltlich Ausnahmen. Für Minijobs ist grundsätzlich die Minijob-Zentrale zuständig.
Unfallversicherung vorbereiten. Zuständigen Unfallversicherungsträger, Unternehmensnummer und Gefahrtarifstellen im Lohnsystem hinterlegen. Die UV-Jahresmeldung und der digitale Lohnnachweis sind unterschiedliche jährliche Meldungen; eine pauschale separate Eintrittsanmeldung jedes Mitarbeiters bei der BG ist nicht der allgemeine Standard.
Personalakte und Zeiterfassung organisieren. Vertragsnachweise, Unterweisungen und relevante Belege ablegen; Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich erfassen. Besondere Dokumentationspflichten zusätzlich prüfen.

Quellen: Minijob-Zentrale: Anmeldung, DRV: Sofortmeldung, AAG, DGUV: UV-Meldeverfahren, BMAS: Arbeitszeiterfassung.

03 · Branchen mit Sofortmeldepflicht

Nach § 28a Abs. 4 SGB IV sind aktuell folgende Bereiche erfasst. Maßgeblich sind die tatsächlichen Verhältnisse im Beschäftigungsbetrieb:

Baugewerbe
Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
Personenbeförderungsgewerbe
Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
Schaustellergewerbe
Gebäudereinigungsgewerbe

Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
Fleischwirtschaft, mit gesetzlicher Ausnahme für das Fleischerhandwerk
Prostitutionsgewerbe
Wach- und Sicherheitsgewerbe
Friseur- und Kosmetikgewerbe

Auch bei Minijobs: In den betroffenen Branchen gilt die Sofortmeldepflicht unabhängig von Art und Umfang der Beschäftigung. Bei unklarer Branchenzuordnung die zuständige Einzugsstelle einbeziehen.

Quellen: § 28a Abs. 4 SGB IV, BA: aktueller Branchenkatalog.

04 · Je nach Beschäftigung zusätzlich

Beschäftigungsberechtigung: Falls erforderlich, Aufenthaltstitel und Berechtigung zur konkreten Tätigkeit vor Beginn prüfen; Nicht-EU bedeutet nicht automatisch eine separate Arbeitserlaubnis.
Studierende: Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung, Arbeitszeiten und weitere Beschäftigungen für die Werkstudentenprüfung.
Auszubildende: Ausbildungsvertrag und Nachweise der zuständigen Stelle, zum Beispiel IHK oder HWK; bei Minderjährigen erforderliche Untersuchungen prüfen.
Schwerbehinderung: Relevante Nachweise nur bei zulässiger Verarbeitung und soweit etwa für Rechte oder gesetzliche Pflichten erforderlich.
Dienstwagen, Fahrrad oder bAV: Nutzungs- bzw. Versorgungsvereinbarungen und Abrechnungsgrundlagen; gegebenenfalls Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung prüfen.

05 · Unterlagen für die Personalakte

Arbeitsvertrag bzw. vollständiger Nachweis der wesentlichen Bedingungen unter Beachtung von Form und Fristen.
Personalstammblatt und relevante Nachweise zur Statusprüfung.
Datenschutzinformationen, IT-Regeln und erforderliche Unterweisungen.
Regeln zu Arbeitszeit, Pausen, Urlaub und gegebenenfalls Arbeitszeitkonto.
Bei Bedarf Anträge zur Rentenversicherung im Minijob und Vereinbarungen zu Zusatzleistungen.

Datenschutz: Nur erforderliche Daten erheben. Eine pauschale Einwilligung ist keine allgemeine Voraussetzung der Lohnabrechnung. Fotoveröffentlichungen separat prüfen; Notfallkontakte sind optional und mit passender Rechtsgrundlage zu behandeln.

Quellen: § 2 NachwG, § 26 BDSG.

06 · Die wichtigsten Fristen

Schritt	Frist / Zeitpunkt
Sofortmeldung	In den erfassten Branchen spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung; möglichst vorher übermitteln.
Reguläre DEÜV-Anmeldung	Mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.
Gewerblicher Minijob	Gleiche reguläre Anmeldefrist; zuständig ist die Minijob-Zentrale. Eine erforderliche Sofortmeldung kommt zusätzlich hinzu.
ELStAM	Rechtzeitig für die erste individuelle Lohnabrechnung anmelden. Verfahrensfristen, insbesondere bei Arbeitgeberwechsel, beachten.
Nachweisgesetz	Je nach Angabe am ersten Arbeitstag, spätestens am siebten Kalendertag oder innerhalb eines Monats nach vereinbartem Beginn. Formregeln und Ausnahmen beachten.
MiLoG-Aufzeichnungen	Soweit § 17 MiLoG gilt: Aufzeichnung spätestens am siebten folgenden Kalendertag, mindestens zwei Jahre aufbewahren. Gesetzliche Ausnahmen beachten.

Organisationshinweis: Die Anmeldung ersetzt weder die laufende Lohnabrechnung noch Beitragsnachweise, Zahlungen oder weitere gesetzliche Meldungen.

Quellen: Minijob-Zentrale: Meldeverfahren, § 6 DEÜV, § 2 NachwG, § 17 MiLoG.

Häufige Fragen

Minijob: Muss Rentenversicherung gezahlt werden?

Bei Minijobs mit Verdienstgrenze besteht grundsätzlich Rentenversicherungspflicht; gesetzliche Ausnahmen sind zu prüfen. Beschäftigte können eine Befreiung beantragen. Eingang und Meldung des Antrags müssen dokumentiert werden. Seit 1. Juli 2026 kann eine Befreiung einmalig für die Zukunft aufgehoben werden. Bei einer kurzfristigen Beschäftigung gelten andere Regeln.

Quellen: Minijob-Zentrale: Rentenversicherung, Aufhebung der Befreiung ab Juli 2026.

Was ist, wenn die Versicherungsnummer fehlt?

Vor der regulären Anmeldung ohne vorhandene Nummer ist die elektronische Versicherungsnummernabfrage zu nutzen. Eine erforderliche Sofortmeldung darf dadurch nicht verspätet werden: Für sie sind ersatzweise die vorgeschriebenen Geburts- und Adressdaten anzugeben.

Muss jeder Arbeitsvertrag auf Papier unterschrieben sein?

Eine allgemeine Papierpflicht für jeden Arbeitsvertrag besteht nicht. Die wesentlichen Bedingungen müssen aber nach dem Nachweisgesetz nachgewiesen werden. Textform mit elektronischer Übermittlung ist unter Voraussetzungen möglich; bestimmte Branchen sind ausgenommen. Besondere Formvorschriften, etwa für Befristungen, bleiben zu beachten.

Reicht diese Liste für jeden Fall?

Die Liste deckt die üblichen Vorbereitungsschritte ab. Bei Auslandsbezug, Entsendung, besonderen Berufsgruppen oder zweifelhaftem Beschäftigungsstatus sind weitere Prüfungen und Meldungen erforderlich.