Vorbemerkungen: Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die die Verwendung von E-Rechnungen für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber verbindlich macht. Diese Maßnahme ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und soll Prozesse effizienter, transparenter und ressourcenschonender gestalten. In diesem Informationsbericht werden die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung ab 2025 in Deutschland beleuchtet.

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen digital verarbeitet und können automatisch in die Buchhaltungssysteme integriert werden. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). Wichtig: PDFs sind keine E-Rechnungen! Bei E-Rechnungen werden die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt. Die Struktur ähnelt einer HTML-Seite und kann mit entsprechender Software weiterverarbeitet werden.

PDF-Rechnungen werden zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es bedarf aber dennoch einer manuellen Übertragung der Daten in die Buchführungssoftware oder eine Zuhilfenahme zusätzlicher Systeme (zum Beispiel Texterkennungssysteme bzw. OCR). Eine automatische und elektronische Verarbeitung ist damit nicht direkt möglich.

Übergangsregelungen und Ausnahmen: Nur für den Rechnungsaussteller gibt es folgende Übergangsregelungen:

Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Bei PDF-Rechnungen per E-Mail muss der jeweilige Empfänger wie bisher einverstanden sein. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2026 erfolgen.

Für vom 1.1. bis 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregelung nur noch für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Jahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. Die Übermittlung muss dann aber auch spätestens am 31.12.2027 erfolgen.

Ab 1.1.2028 gilt die E-Rechnungspflicht dann uneingeschränkt.

Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise.

Interessant ist die Frage, wie bei Barverkäufen über 250 Euro zu verfahren ist. Spätestens ab 1.1.2028 muss hier der Käufer seine E-Mail-Adresse hinterlegen, damit der Verkäufer, zusätzlich zum Kassenbeleg, eine E-Rechnung entweder sofort oder im Nachgang übermitteln kann. Der Weg zum Service-Schalter mit der Bitte um eine ordnungsgemäße Rechnung für das Finanzamt hat sich dann erledigt.

Wer ordnungsgemäße E-Rechnungen verschickt, benötigt ab 1.1.2025 nicht mehr die Zustimmung der Rechnungsempfänger, sofern die grundsätzliche Verpflichtung zur E-Rechnung ab 1.1.2025 greift (keine umsatzsteuerfreien Umsätze und keine Kleinbetragsrechnungen). Das spart dann die Papier-Rechnung. Bei Endverbrauchern (B2C) bleibt die Zustimmung zur PDF-Rechnung weiterhin erforderlich. Zustimmungen können auch konkludent erfolgen, d.h. durch Annahme der Rechnung ohne Widerspruch.

Ausblick: Frühestens ab 2028 ist geplant, dass jede einzelne Rechnung an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden muss, für Kontrollzwecke und zur Vereinfachung von Betriebsprüfungen.

Welche Formate gibt es für eine E-Rechnung? Es gibt derzeit zwei rechtskonforme Formate: die ZUGFeRD-Rechnung (besonders geeignet für die Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen) und die XRechnung (wird häufig für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen genutzt).  Das ZUGFeRD-Format wurde speziell für die Wirtschaft entwickelt und ist ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.

Ziel der E-Rechnungsverordnung: Die E-Rechnungsverordnung hat zum Ziel, die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zu fördern und zu standardisieren. Durch die Verwendung von E-Rechnungen sollen Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und die gesamte Abwicklung von Rechnungen effizienter gestaltet werden.

Pflichten für Unternehmen: Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich in elektronischer Form zu übermitteln. Dies betrifft sowohl Lieferanten als auch Dienstleister, unabhängig von ihrer Unternehmensgröße.

Technische Anforderungen: Die E-Rechnungsverordnung legt technische Standards fest, die für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gelten. Hierzu zählen unter anderem das Format (XRechnung, ZUGFeRD) sowie die Übertragungswege (PEPPOL, E-Mail, Portal).

Vorteile der E-Rechnung: Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Dazu gehören unter anderem:

• Beschleunigte Bearbeitungszeiten
• Reduzierung von Fehlerquellen durch automatische Verarbeitung
• Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier- und Portokosten
• Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Rechnungsprozesse

Software-Lösungen: Trotz der langen Übergangsfristen sollte man sich schon jetzt über die Technik zur Erstellung und vor allem für den Empfang von E-Rechnungen Gedanken machen. Ich suche auch nach einer einfachen Lösung für meine Kanzlei. Zwar verfüge ich über eine entsprechende Kanzleisoftware, die die E-Rechnung beinhaltet; ich möchte jedoch lieber ein kleines Zusatz-Tool einsetzen. Große Programme können zwar viel, sind aber in der Praxis häufig überfrachtet und kosten dann nur unnötig Zeit.

Je früher man auf E-Rechnungen umstellt, desto weniger muss man sich mit den Übergangsregelungen und den Unterschieden bei den Empfängern auseinandersetzen. Mit einer E-Rechnung und einer ergänzenden lesbaren Ausfertigung (PDF) ist man immer auf der sicheren Seite.

Praktisch habe ich mir für die E-Rechnung bis jetzt das Tool von Buhl Data angeschaut. Das hat auch hervorragend funktioniert. Ich konnte eine E-Rechnung erstellen und die gleiche E-Rechnung wieder lesbar machen. Das Tool kann in der kostenlosen Version sehr gut getestet werden und eignet sich m.E. schon jetzt dauerhaft für die Lesbarmachung von E-Rechnungen, sofern der Anbieter das nicht irgendwann einschränkt. Für das Erstellen von E-Rechnungen macht die kostenlose Version von Buhl Data aber keinen Sinn, denn es können keine Stammdaten gespeichert werden und man müsste bei jeder Rechnung immer wieder alle Daten händisch eingeben. Hier ist der Link zum Tool.

Weiterhin bietet die DATEV eine E-Rechnungsplattform an, dass ab November/2024 endgültig freigeschaltet werden soll.

Möglicherweise wird aber auch der Gesetzgeber ein kostenloses Tool zum Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen bereitstellen. Man muss abwarten, wie praxistauglich ein solches Tool sein wird.

Umsetzungshilfen und Unterstützung: Um Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen, bietet die Bundesregierung verschiedene Umsetzungshilfen und Informationsmaterialien an. Dazu gehören Leitfäden, Schulungen und Beratungsangebote, die Unternehmen bei der technischen und organisatorischen Umsetzung unterstützen sollen.

Fazit: Die Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Durch die standardisierte elektronische Rechnungsstellung werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Ressourcen geschont. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen vertraut machen und die erforderlichen Maßnahmen zur Umstellung einleiten, um rechtzeitig zum Stichtag compliant zu sein.

Zum Schluss noch eine kurze Checkliste zur Umsetzung in ihrem Unternehmen: