Rechnungen richtig schreiben
Reisekosten weiterberechnen – aber richtig
Fahrt, Hotel und Verpflegung können dem Auftraggeber nach Vereinbarung berechnet werden. Umsatzsteuerlich sind diese Beträge jedoch regelmäßig Teil des Entgelts für die Hauptleistung.
Kostenersatz ist regelmäßig umsatzsteuerpflichtig
Erstattet der Auftraggeber die eigenen Reisekosten des Auftragnehmers, gehört die Erstattung grundsätzlich zum Entgelt. Es spielt dabei keine Rolle, ob pauschale oder tatsächliche Kosten berechnet und wie die Aufwendungen in der eigenen Buchführung erfasst werden.
So werden die einzelnen Reisekosten behandelt
Die Vereinbarung mit dem Auftraggeber bestimmt die Höhe des Kostenersatzes. Der eigene steuerliche Betriebsausgabenabzug wird davon getrennt beurteilt.
Fahrtkosten
Häufig werden 0,30 € je gefahrenem Kilometer vereinbart. Bei 400 km ergibt sich ein Kostenersatz von 120 € netto.
Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, werden beim Auftragnehmer die tatsächlichen Fahrzeugkosten verbucht. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs für eine betriebliche Auswärtstätigkeit kann der Auftragnehmer regelmäßig 0,30 € je gefahrenem Kilometer oder nachgewiesene anteilige Kosten als Betriebsausgabe ansetzen.
Verpflegung
Trägt der Auftragnehmer seine Verpflegung selbst, kann vertraglich ein pauschaler Kostenersatz vereinbart werden. Die inländischen steuerlichen Pauschalen betragen 2026 weiterhin 14 € bei mehr als acht Stunden Abwesenheit beziehungsweise am An- und Abreisetag sowie 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit.
Der vom Auftraggeber gezahlte Betrag ist Betriebseinnahme. Der eigene Verpflegungsmehraufwand wird daneben nach den steuerlichen Regeln als Betriebsausgabe berücksichtigt.
Übernachtung
Berechnet werden kann eine vereinbarte Pauschale oder der tatsächliche Aufwand. Ist der Auftragnehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird für eine wirtschaftlich neutrale Weiterberechnung regelmäßig der Netto-Hotelbetrag angesetzt.
Hat das Hotel 110 € netto zuzüglich 7 % Umsatzsteuer berechnet, kann der Auftragnehmer 7,70 € Vorsteuer abziehen und 110 € zuzüglich des Steuersatzes seiner Hauptleistung abrechnen.
Praxisbeispiel: Rechnung eines Informatikers
Der Auftragnehmer vereinbart neben seinem Honorar die Erstattung der Reiseaufwendungen. Seine Hauptleistung unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 %.
| Rechnungsposition | Betrag netto |
|---|---|
| Leistung 1 | 3.250,00 € |
| Leistung 2 | 8.240,00 € |
| Fahrtkosten: 500 km × 0,30 € | 150,00 € |
| Übernachtungskosten netto | 110,00 € |
| Verpflegungskosten pauschal | 28,00 € |
| Zwischensumme netto | 11.778,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 2.237,82 € |
| Rechnungsbetrag | 14.015,82 € |
Welcher Umsatzsteuersatz gilt?
Als unselbstständige Nebenleistung teilen weiterberechnete Reisekosten grundsätzlich das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung.
Auch Fahrt-, Hotel- und Verpflegungskosten werden mit 19 % abgerechnet. Das gilt selbst dann, wenn das Hotel dem Auftragnehmer nur 7 % Umsatzsteuer berechnet hat.
Liegt tatsächlich eine einheitliche Leistung vor, folgt der Kostenersatz grundsätzlich dem ermäßigten Steuersatz oder der Steuerbefreiung. Voraussetzung und Leistungsort müssen im Einzelfall geprüft werden.
Rechnung und Vorsteuerabzug
Hotel, Bahn oder Taxi stellen die Rechnung auf den Namen des Auftragnehmers aus.
Der Auftragnehmer erfasst Aufwand und – soweit zulässig – den Vorsteuerabzug.
Der Auftragnehmer berechnet seinem Kunden den vereinbarten Kostenersatz als Bestandteil seines Entgelts.
Wichtige Sonderfälle
Checkliste für die Ausgangsrechnung
- Erstattung oder Pauschale wurde vertraglich vereinbart.
- Reisekosten sind als Netto-Rechnungspositionen ausgewiesen.
- Der Steuersatz der Hauptleistung wurde geprüft.
- Die Reisekosten werden nicht als durchlaufende Posten bezeichnet.
- Eingangsrechnungen lauten auf den richtigen Leistungsempfänger.
- Der eigene Vorsteuerabzug wurde getrennt beurteilt.
- Bei Privatfahrzeugen wurden betriebliche Kilometer dokumentiert.
- Ausland, Steuerbefreiung oder Kleinunternehmerstatus wurden geprüft.
