E-Rechnungs-Checkliste für Unternehmen

Welche Frist gilt für Sie?

Seit 2025

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.

Ab 2027

Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz wird die Ausstellung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich Pflicht.

Ab 2028

Die allgemeine Übergangsfrist endet auch bei einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro.

Ausnahmen bleiben bestehen, etwa für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und viele steuerfreie Umsätze. B2C fällt nicht unter diese Pflicht. Bestimmte EDI-Verfahren dürfen bis Ende 2027 weitergenutzt werden. Maßgeblich ist grundsätzlich der Zeitpunkt des Umsatzes.

Ihr Vorbereitungsstand

0 von 15 erledigt

Haken Sie ab, was Sie bereits umgesetzt haben. Die Anzahl zeigt Ihren Arbeitsstand; sie ersetzt keine individuelle Prüfung.

„Stand speichern“ legt Ihre Auswahl nur in diesem Browser ab. Es werden keine Antworten an die Kanzlei gesendet.

Empfang & Prüfung

So kommt jede Rechnung am richtigen Ort an.

Zentralen Rechnungseingang einrichtenE-Mail-Adresse oder E-Rechnungspostfach festlegen und Lieferanten informieren. Zuständigkeiten und Vertretungen bestimmenWer kontrolliert den Eingang, prüft die Rechnung und klärt Rückfragen? XRechnung und ZUGFeRD lesen könnenViewer bereitstellen. Bei ZUGFeRD sind bei Abweichungen die XML-Daten maßgeblich. Technische und sachliche Prüfung organisierenFormatvalidierung mit Prüfung von Leistung, Betrag, Steuern und Zahlungsempfänger verbinden. Umgang mit Fehlern und Dubletten festlegenFehlerhafte Rechnungen klären und Doppelzahlungen verhindern.

Versand & DATEV

Software und Übergabe gemeinsam erproben.

Eigene Ausstellungspflicht einordnenVorjahresumsatz, betroffene Umsätze und Ausnahmen anhand des Fristenüberblicks prüfen. Rechnungsschreibung mit dem Anbieter prüfenKann die vorhandene Lösung gültige E-Rechnungen erstellen und versenden? Kunden- und Unternehmensdaten aktualisierenRechnungsangaben, Empfängeradresse und vereinbarte Versandwege kontrollieren. Passende Übergabe an die Buchhaltung einrichtenBei DATEV etwa E-Rechnungspostfach mit Unternehmen online und Belege online verbinden. Einen vollständigen Testlauf durchführenErstellung, Versand, Empfang, Prüfung, Freigabe und Übergabe mit einer Testrechnung erproben.

Aufbewahrung & Team

Damit der Ablauf auch im Alltag funktioniert.

Originaldateien dauerhaft erhaltenZumindest die strukturierten Daten unversehrt im Ursprungsformat aufbewahren. Ein Ausdruck genügt nicht. Aufbewahrungsfristen festlegenFür Rechnungen gelten grundsätzlich acht Jahre. Besonderheiten und längere Fristen im Einzelfall prüfen. Zugriff und Datensicherung regelnBerechtigungen vergeben, Daten sichern und die Wiederherstellung erproben. Mitarbeitende im neuen Ablauf schulenViewer, sachliche Prüfung, Freigabe und Fehlerbehandlung gemeinsam durchgehen. Verfahrensdokumentation aktualisierenEingang, Verarbeitung, Freigabe und Aufbewahrung nachvollziehbar beschreiben; GoBD-Anforderungen beachten.

Die passenden Werkzeuge auswählen

Prüfen Sie Funktionen und Schnittstellen Ihrer vorhandenen Software, bevor Sie umstellen. Eine Plattform oder DATEV ist für den gesetzlichen Empfang nicht vorgeschrieben.

Rechnungen ansehen und prüfen

Eine reine PDF ist keine E-Rechnung. Zulässiges ZUGFeRD ab 2.0.1 enthält strukturierte Daten; MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen.

Kostenlose Kanzlei-Tools öffnen →

Mit DATEV zusammenarbeiten

E-Rechnungspostfach, Belege online und bei Bedarf Belegfreigabe online bilden einen möglichen Ablauf mit der Kanzlei.

DATEV-Ablauf ansehen →

Eine technische Validierung ersetzt keine sachliche und steuerliche Rechnungsprüfung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben und Übermittlungswege.

Gemeinsam die offenen Punkte klären.

Wir prüfen Ihre vorhandene Software und stimmen den Rechnungseingang, die Freigaben und die Übergabe an die Buchhaltung auf Ihren Betrieb ab.

Beratung anfragen Fristen und Pflichten nachlesen

Stand: September 2026 · Fachliche Grundlage: BMF-FAQ zur E-Rechnung und DATEV-Leitfaden zur Einführung der E-Rechnung, Stand Juni 2026.