Digitale Unterlagen-Checkliste

Vermietung &
Verpachtung

Alle wichtigen Unterlagen für Ihre Steuererklärung – übersichtlich gegliedert, direkt abhaken und bei Bedarf als PDF speichern.

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Grundunterlagen

Diese Angaben und Nachweise werden bei einer vermieteten Immobilie regelmäßig benötigt.

Stammdaten & Verträge

Mietvertrag bzw. Mietverträge einschließlich aller Nachträge
Angaben zu Mietern, Mietbeginn und Art der Nutzung
Vereinbarte Kaltmiete, Betriebskosten und sonstige Entgelte
Wohn- und Nutzflächen sowie Angaben zu Stellplätzen oder Nebenräumen

Einnahmen & Abrechnungen

Kontoauszüge bzw. vollständige Aufstellung der Mieteinnahmen
Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
Nachzahlungen oder Erstattungen aus Nebenkostenabrechnungen
Mietausfälle, Erlasse oder offene Forderungen mit Erläuterung

Werbungskosten & laufende Ausgaben

Zinsbescheinigungen und Darlehenskontoauszüge
Grundsteuerbescheid und Zahlungsnachweise
Gebäude-, Haftpflicht- und sonstige objektbezogene Versicherungen
Hausgeld- und WEG-Jahresabrechnung bei Eigentumswohnungen
Reparaturen, Wartung, Handwerker- und Materialrechnungen
Hausverwaltung, Rechts- und Steuerberatung
Fahrten zum Mietobjekt mit Datum, Anlass und Entfernung
Weitere objektbezogene Kosten, z. B. Inserate, Porto oder Kontoführung

Veränderungen & besondere Sachverhalte

Leerstand mit Nachweisen zur Vermietungsabsicht, z. B. Inserate oder Maklerauftrag
Renovierungen, Modernisierungen oder größere Baumaßnahmen
Änderung der Nutzung, Teilvermietung oder zeitweise Eigennutzung
Mieterwechsel, Neuvermietung oder Beendigung eines Mietverhältnisses
Erhaltene Zuschüsse, Versicherungsleistungen oder Schadenersatz

Objektunterlagen & Vorjahreswerte

Kaufvertrag, Notarunterlagen und Übergabeprotokoll, sofern noch nicht vorgelegt
Unterlagen zur Aufteilung von Grund und Boden sowie Gebäude
Steuerbescheid des Vorjahres und gegebenenfalls Feststellungsbescheide
Änderungen der Eigentumsverhältnisse oder Beteiligungsquoten

Zusatzthemen

Öffnen Sie nur die Bereiche, die in Ihrem Fall relevant sind.

Anschaffung oder Herstellung im Jahr

Notarieller Kaufvertrag mit Anlagen
Kaufnebenkosten: Notar, Grundbuch, Grunderwerbsteuer und Makler
Kaufpreisaufteilung auf Grund und Boden sowie Gebäude
Darlehensverträge, Tilgungspläne und Finanzierungskosten
Datum des Übergangs von Besitz, Nutzen und Lasten
Übernommene Kautionen, Mietverträge und Mieteraufstellung
Belege zu Maßnahmen innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung zur Prüfung anschaffungsnaher Herstellungskosten

Eigentumswohnung / WEG

Wirtschaftsplan und monatliche Hausgeldzahlungen
WEG-Jahresabrechnung einschließlich Einzelabrechnung
Entwicklung und Verwendung der Erhaltungsrücklage
Sonderumlagen mit Beschlüssen und Zahlungsnachweisen
Relevante Beschlüsse und Protokolle der Eigentümerversammlung
Aufstellung der Verwaltung zu steuerlich relevanten Kosten

Vermietung an Angehörige

Fremdüblicher, tatsächlich durchgeführter Mietvertrag
Nachweis der ortsüblichen Marktmiete einschließlich umlagefähiger Kosten
Verhältnis der vereinbarten zur ortsüblichen Miete geprüft; bei Bedarf Totalüberschussprognose
Lückenloser Zahlungsfluss über getrennte Konten
Jährliche Nebenkostenabrechnung und tatsächlicher Ausgleich

Gewerbliche Vermietung / Umsatzsteuer

Nutzung der Räume durch den Mieter und Mietvertrag dokumentiert
Voraussetzungen und Ausübung einer Option zur Umsatzsteuer geprüft
Rechnungen für Vorsteuerabzug vollständig und formal korrekt
Umsatzsteuer-Voranmeldungen bzw. Jahreserklärung berücksichtigt
Nutzungsänderungen mit möglicher Vorsteuerberichtigung mitgeteilt

Weitere Vermietungsformen

Separat vermietete Stellplätze oder Garagen
Kurzzeitvermietung oder Vermietung über Plattformen
Im Ausland belegene Immobilie
Nießbrauch, Wohnrecht oder unentgeltliche Überlassung
Denkmalgeschütztes Objekt oder Sanierungsgebiet
Photovoltaikanlage oder weitere Nebenleistungen am Objekt

Ihre Hinweise an die Kanzlei

Hier können Sie Besonderheiten, fehlende Unterlagen oder Rückfragen notieren.

Hinweis: Diese Checkliste dient der Vorbereitung und erfasst typische Sachverhalte. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung. Bitte teilen Sie uns insbesondere Eigentumsänderungen, Eigennutzung, größere Baumaßnahmen, Nießbrauch, Erbfälle und Auslandsbezug frühzeitig mit.

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Zusatzthemen

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