Checkliste: Reisekosten / Bewirtung - StB Dipl.-Kfm. Marcus Ermers

1) Reisedaten & Zweck

Reisezweck, Ziel, Zeitraum (von/bis) Pflicht

Ansprechpartner/Veranstaltung (z. B. Messe, Kunde, Projekt)

2) Fahrtkosten

Bahn-/Flugtickets & Bordkarten (Belege mit MwSt., falls inländisch)

Privat-PKW: Kilometerangaben (Strecke, Zweck) für km-Pauschale

ÖPNV-/Taxi-Belege

Park-, Maut-, Vignettenbelege

3) Übernachtung

Hotelrechnungen mit ausgewiesener MwSt. (Unternehmensadresse)

City-/Kurtaxen dokumentiert (nicht vorsteuerfähig)

4) Verpflegungsmehraufwand

Abwesenheitszeiten (Stunden) je Tag notiert

Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten berücksichtigt

Auslandsreisen: Ländersätze/Umrechnung dokumentiert

5) Sonstige Auslagen

Kongress-/Seminargebühren (Belege, Programm)

Visa-/Einreisegebühren

Arbeitsmittel im Reisezusammenhang

6) Bewirtung

Geschäftlicher Anlass konkret dokumentiert (z. B. Angebot, Projektkickoff, Vertragsgespräch) Pflicht

Teilnehmerliste mit Vor-/Nachnamen, Unternehmen/Funktion Pflicht

Bezug zu Mandat/Projekt hergestellt (Aktenzeichen / Kundennummer notiert)

Ort, Datum und (falls sinnvoll) Uhrzeit festgehalten

Verhältnis interne vs. externe Teilnehmer vermerkt (für Einordnung)

Gaststättenrechnung mit Pflichtangaben vorhanden (Name/Anschrift des Restaurants, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag, Steuersatz/-betrag) Pflicht

Bei Rechnungen > 250 €: unsere Unternehmensadresse auf der Rechnung

Hinweis beachtet: EC-/Kartenbeleg ist kein Rechnungsersatz

Trinkgeld separat dokumentiert (Betrag, Datum, Unterschrift auf Beleg / Eigenbeleg)

Fehlende Angaben (Anlass/Teilnehmer) bei Bedarf per Eigenbeleg ergänzt

Zuordnung: geschäftliche Bewirtung (mit externen Personen) – Betriebsausgabe 70 %, Vorsteuer i. d. R. 100 %

Zuordnung: interne/Mitarbeiterbewirtung (betrieblich veranlasst) – Betriebsausgabe 100 %

Privater Anteil ausgeschlossen (ggf. private Teilnehmer separat erfasst)

Auslandsbewirtung: Beleg in Landessprache ok; Anlass/Teilnehmer zusätzlich auf Deutsch vermerkt

Ausländische USt geprüft (ggf. Vorsteuervergütungsverfahren / nicht vorsteuerfähig)

Plausibilitätscheck: Höhe der Kosten angemessen zum Anlass/Teilnehmerkreis

Belege gut lesbar (kein Thermopapier-Fadeout; ggf. Kopie/Scan erstellt)

Datenschutz beachtet: Teilnehmerdaten nur so detailliert wie nötig

Bewirtungsbeleg + Anlass-/Teilnehmervermerk zusammen in DATEV Unternehmen online hochgeladen

Hinweise zur Bewirtung

Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto: vereinfachte Pflichtangaben genügen (keine Empfängeradresse notwendig). Bei höheren Beträgen muss die Unternehmensadresse draufstehen.

Trinkgeld bitte separat notieren (z. B. auf dem Beleg ergänzen und unterschreiben).

Beispiele zulässiger Anlässe: Erstgespräch, Angebotserörterung, Projektmeeting, Vertragsverhandlung, Abstimmung mit Geschäftspartnern.

7) Übergabe

Reisekostenabrechnung (Sammelübersicht) beigefügt

Alle Belege digital über DATEV Unternehmen online hochgeladen