Reisekosten richtig abrechnen | Marcus Ermers Steuerberater

Worum geht es?

Reisekosten setzen eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit voraus. Wichtig ist die Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte. Je nach Fall können Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten berücksichtigt oder steuerfrei erstattet werden.

Wichtig: Die steuerliche Beurteilung hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Diese Seite bietet eine erste Orientierung und ersetzt keine individuelle Prüfung.

Typische Risiken

Erste Tätigkeitsstätte übersehen

Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte werden grundsätzlich anders behandelt als berufliche Auswärtstätigkeiten.

Verpflegung falsch berechnet

Im Inland gelten 14 € bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage; bei 24 Stunden sind es 28 €. Gestellte Mahlzeiten können Kürzungen auslösen.

Dreimonatsfrist ignoriert

Verpflegungspauschalen sind bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte grundsätzlich zeitlich begrenzt.

So gehen Sie strukturiert vor

Reisezweck, Ziel, Beginn, Ende und beruflichen Anlass dokumentieren.

Prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit vorliegt.

Fahrtkosten anhand tatsächlicher Kosten oder zulässiger Kilometersätze ermitteln.

Verpflegungspauschalen, Mahlzeitenkürzungen und Dreimonatsfrist berechnen.

Übernachtungs- und Reisenebenkosten mit Belegen nachweisen.

Kurz-Checkliste

Reisezweck, Ziel, Beginn, Ende und beruflichen Anlass dokumentieren.
Prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit vorliegt.
Fahrtkosten anhand tatsächlicher Kosten oder zulässiger Kilometersätze ermitteln.
Verpflegungspauschalen, Mahlzeitenkürzungen und Dreimonatsfrist berechnen.
Übernachtungs- und Reisenebenkosten mit Belegen nachweisen.

Häufige Fragen

Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026 im Inland?

14 € für An- und Abreisetage sowie bei eintägiger Abwesenheit von mehr als acht Stunden; 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit.

Was passiert bei einem gestellten Frühstück?

Die Verpflegungspauschale wird grundsätzlich um 20 Prozent der vollen Tagespauschale des jeweiligen Orts gekürzt. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 Prozent.

Kann ich Hotelkosten pauschal ansetzen?

Arbeitnehmer können tatsächliche Übernachtungskosten als Werbungskosten nachweisen. Bestimmte Pauschalen spielen insbesondere beim steuerfreien Arbeitgeberersatz eine Rolle.

Welche Unterlagen sind sinnvoll?

Reiseabrechnung, Anlass, Reiseziel, Zeiten, Teilnehmer, Tickets, Hotelrechnung, Fahrtennachweis und Angaben zu gestellten Mahlzeiten.

Unsicher bei der Einordnung?

Ich prüfe den konkreten Sachverhalt, zeige offene Punkte auf und helfe bei einer praktikablen Umsetzung.

Marcus Ermers · Steuerberater
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Weiterführende Quellen

Stand: 25. Juli 2026. Trotz sorgfältiger Erstellung können spätere Rechtsänderungen oder abweichende Einzelfallbeurteilungen nicht ausgeschlossen werden.