Betriebsprüfung: Vorbereitung und Ablauf | Marcus Ermers Steuerberater

Worum geht es?

Eine steuerliche Außenprüfung untersucht die steuerlich bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Die Prüfungsanordnung benennt regelmäßig Rechtsgrundlage, Steuerarten und Prüfungszeitraum. Eine gute Vorbereitung beginnt mit der Prüfung dieser Angaben und einer vollständigen, konsistenten Daten- und Beleglage.

Wichtig: Die steuerliche Beurteilung hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Diese Seite bietet eine erste Orientierung und ersetzt keine individuelle Prüfung.

Die wichtigsten Punkte

Vorbereitung

Prüfungsanordnung, Zeiträume und Steuerarten prüfen; Ansprechpartner festlegen; Datenexporte, Verträge und Verfahrensdokumentation zusammenstellen.

Durchführung

Auskünfte erteilen, Unterlagen vorlegen und Datenzugriff unterstützen. Fragen und überlassene Dateien sollten intern nachvollziehbar protokolliert werden.

Abschluss

Feststellungen werden regelmäßig erörtert. Es können Schlussbesprechung und Prüfungsbericht folgen; anschließend werden gegebenenfalls Steuerbescheide geändert.

Nicht mit einer Nachschau verwechseln: Kassen-Nachschau und Umsatzsteuer-Nachschau können grundsätzlich ohne vorherige Prüfungsanordnung stattfinden. Die klassische Außenprüfung wird dagegen durch Prüfungsanordnung bekannt gegeben.

Typische Risiken

Daten ungeprüft übergeben

Unvollständige, falsche oder über den angeforderten Umfang hinausgehende Exporte können neue Fragen und Datenschutzprobleme auslösen.

Widersprüchliche Auskünfte

Unkoordinierte Aussagen verschiedener Mitarbeiter erschweren die Sachverhaltsaufklärung.

Verfahrensdokumentation veraltet

Dokumentation, Softwarestand und tatsächliche Abläufe müssen zusammenpassen.

So gehen Sie strukturiert vor

Prüfungsanordnung, Rechtsbehelfsfristen und Prüfungsbeginn prüfen.

Steuerberater und sachkundige Auskunftspersonen einbinden.

Daten, Belege, Verträge und Verfahrensdokumentation auf Vollständigkeit abstimmen.

Datenexport vor Übergabe technisch und inhaltlich kontrollieren.

Anfragen, Antworten und Feststellungen dokumentieren und offene Punkte frühzeitig erörtern.

Kurz-Checkliste

Steuerarten und Prüfungszeitraum aus der Anordnung erfassen.
Ansprechpartner und Kommunikationsweg festlegen.
Buchungsdaten und digitale Belege abstimmen.
Kassen-, Lohn-, Anlagen- und Umsatzsteuerunterlagen prüfen.
Verfahrensdokumentation und Systemübersicht aktualisieren.
Zugriffsrechte und Datenexport testen.
Fragen und übergebene Unterlagen protokollieren.
Schlussbesprechung und Prüfungsbericht fachlich auswerten.

Häufige Fragen

Wer kann geprüft werden?

Eine Außenprüfung ist insbesondere bei Gewerbebetrieben, land- und forstwirtschaftlichen Betrieben und Freiberuflern zulässig.

Muss ich elektronische Daten bereitstellen?

Bei aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen bestehen gesetzliche Datenzugriffsrechte. Der konkrete Umfang muss zum Prüfungsgegenstand passen.

Darf ich Auskunftspersonen benennen?

Ja. Sachkundige Ansprechpartner können benannt werden. Die eigenen Mitwirkungspflichten entfallen dadurch jedoch nicht.

Gibt es immer eine Schlussbesprechung?

Vor Abschluss ist grundsätzlich eine Besprechung über das Ergebnis vorgesehen, sofern nicht darauf verzichtet wird oder sich keine Änderungen ergeben.

Was passiert bei fehlender Mitwirkung?

Neben Schätzungen und weiteren verfahrensrechtlichen Folgen kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit finanziellen Folgen ergehen.

Prüfungsanordnung erhalten?

Ich prüfe Umfang und Fristen, bereite Daten und Unterlagen mit Ihnen vor und begleite die Kommunikation mit der Finanzverwaltung.

Marcus Ermers · Steuerberater
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Weiterführende Quellen

Stand: 29. Juli 2026. Trotz sorgfältiger Erstellung können spätere Rechtsänderungen oder abweichende Einzelfallbeurteilungen nicht ausgeschlossen werden.