Die E-Rechnung kommt zum 1.1.2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die die Verwendung von E-Rechnungen für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber verbindlich macht. Diese Maßnahme ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und soll Prozesse effizienter, transparenter und ressourcenschonender gestalten. In diesem Informationsbericht werden die wichtigsten Aspekte der E-Rechnung ab 2025 in Deutschland beleuchtet.

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturiert und maschinenlesbar erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden E-Rechnungen digital verarbeitet und können automatisch in die Buchhaltungssysteme integriert werden. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). Wichtig: PDFs sind keine E-Rechnungen! Bei E-Rechnungen werden die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt. Die Struktur ähnelt einer HTML-Seite und kann mit entsprechender Software weiterverarbeitet werden.

PDF-Rechnungen werden zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es bedarf aber dennoch einer manuellen Übertragung der Daten in die Buchführungssoftware oder eine Zuhilfenahme zusätzlicher Systeme (zum Beispiel Texterkennungssysteme bzw. OCR). Eine automatische und elektronische Verarbeitung ist damit nicht direkt möglich.

Welche Formate gibt es für eine E-Rechnung? Es gibt derzeit zwei rechtskonforme Formate: die ZUGFeRD-Rechnung (besonders geeignet für die Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen) und die XRechnung (wird häufig für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen genutzt).  Das ZUGFeRD-Format wurde speziell für die Wirtschaft entwickelt und ist ein hybrides Format, das PDF-Dokumente mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.

Ziel der E-Rechnungsverordnung: Die E-Rechnungsverordnung hat zum Ziel, die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland zu fördern und zu standardisieren. Durch die Verwendung von E-Rechnungen sollen Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und die gesamte Abwicklung von Rechnungen effizienter gestaltet werden.

Pflichten für Unternehmen: Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen im B2B-Bereich in elektronischer Form zu übermitteln. Dies betrifft sowohl Lieferanten als auch Dienstleister, unabhängig von ihrer Unternehmensgröße.

Technische Anforderungen: Die E-Rechnungsverordnung legt technische Standards fest, die für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gelten. Hierzu zählen unter anderem das Format (XRechnung, ZUGFeRD) sowie die Übertragungswege (PEPPOL, E-Mail, Portal).

Vorteile der E-Rechnung: Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. Dazu gehören unter anderem:

  • Beschleunigte Bearbeitungszeiten
  • Reduzierung von Fehlerquellen durch automatische Verarbeitung
  • Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier- und Portokosten
  • Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Rechnungsprozesse

Umsetzungshilfen und Unterstützung: Um Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung zu unterstützen, bietet die Bundesregierung verschiedene Umsetzungshilfen und Informationsmaterialien an. Dazu gehören Leitfäden, Schulungen und Beratungsangebote, die Unternehmen bei der technischen und organisatorischen Umsetzung unterstützen sollen.

Fazit: Die Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Durch die standardisierte elektronische Rechnungsstellung werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Ressourcen geschont. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen vertraut machen und die erforderlichen Maßnahmen zur Umstellung einleiten, um rechtzeitig zum Stichtag compliant zu sein.

Zum Schluss noch eine kurze Checkliste zur Umsetzung in ihrem Unternehmen:

1. Gesetzliche Anforderungen beachten und verstehen

  • Erfassen Sie die spezifischen Anforderungen und Fristen der E-Rechnungspflicht (insbesondere durch das Wachstumchancengesetz).
  • Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen Aspekte, wie insbesondere Datenschutz und Archivierungspflichten, berücksichtigt werden.

2. Analysieren Sie ihre interne Prozesse 

  • Klären Sie ab, wie Rechnungen aktuell erstellt, versendet und verarbeitet werden.
  • Stellen Sie fest, welche Änderungen für die Umstellung auf E-Rechnungen notwendig sind. Beachten Sie, dass in der Übergangsphase sowohl strukturierte als auch Papier- oder PDF-Rechnungen eingehen, Sie also beides empfangen als auch archivieren müssen.

3. Schaffen Sie die technische Voraussetzungen 

  • Auswählen einer geeigneten E-Rechnungs-Software: Entscheidung für eine Softwarelösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
  • Integration in bestehende Systeme: Sicherstellen, dass die E-Rechnungs-Lösung mit dem vorhandenen ERP- oder Buchhaltungssystem kompatibel ist.

4. Schulen Sie die Mitarbeiter 

  • Mitarbeiter über die neuen Prozesse und Tools informieren und schulen.
  • Ansprechpartner für Fragen und Probleme während der Umstellungsphase benennen.

5. Die Umstellung durchführen

  • Pilotphase: Einführung der E-Rechnung zunächst in einem begrenzten Rahmen, um Probleme frühzeitig zu identifizieren.
  • Vollständige Umstellung: Nach erfolgreicher Pilotphase, schrittweise Umstellung aller Rechnungsprozesse auf E-Rechnungen.

6. Wichtig: Kommunikation mit Geschäftspartnern

  • Kunden und Lieferanten über die Umstellung informieren und Anforderungen kommunizieren.
  • Gegebenenfalls Anpassung der Vertragsbedingungen mit Geschäftspartnern.

7. Ständige Überwachung und Anpassung

  • Monitoring: Regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Anpassung bei Bedarf.
  • Feedback einholen: Rückmeldungen von Mitarbeitern und Geschäftspartnern zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen.

8. Dokumentation 

  • Dokumentation der Prozesse: Stellen Sie sicher, dass alle Schritte und Änderungen dokumentiert sind.
  • Einhaltung der Compliance: Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.